Database pelanggan adalah salah satu hal paling krusial yang harus dimiliki dan disimpan oleh setiap pebisnis. Sebab, isinya merupakan hal penting yang bisa membantu perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Seperti; informasi pelanggan, referensi tren belanja, transaksi yang dilakukan, hingga data program loyalitas.
Tentunya semua hal yang ada di dalam database pelanggan harus dikelola dan dimanfaatkan dengan sebaik mungkin. Mengapa? Karena dari data tersebutlah Anda bisa menentukan strategi apa yang bisa digunakan untuk mempertahankan pelanggan dan menarik lebih banyak prospek baru.
Dalam artikel kali ini, Benefit One Indonesia akan menjelaskan kepada Anda tentang bagaimana cara mengelola dan memanfaatkan database pelanggan untuk kepentingan bisnis. Selengkapnya bisa Anda simak di penjelasan bawah ini.
BACA JUGA: Strategi Penghargaan Loyalitas Pelanggan, Solusi Modern Mempertahankan Pelanggan Setia
Apa yang Dimaksud dengan Database Pelanggan?
Basis data pelanggan atau yang disebut juga dengan database pelanggan adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan semua informasi pribadi tentang pelanggan. Termasuk nama, alamat email, riwayat belanja, demografi, dan masih banyak lagi dalam satu tempat yang sama.
Pada prakteknya, database pelanggan ini bisa membantu bisnis Anda dalam banyak hal. Contohnya seperti meningkatkan retensi pelanggan, meningkatkan pendapatan, hingga meningkatkan nilai dari setiap pelanggan setia Anda. Dengan kata lain, semakin banyak Anda mengetahui prospek potensial yang ada, maka semakin baik Anda bisa melayani pelanggan.
Di dunia bisnis, pelanggan ingin merasa diperhatikan oleh brand kesayangannya. Di sinilah peran database pelanggan dibutuhkan. Tidak hanya untuk meningkatkan pelayanan pelanggan, tetapi juga untuk membangun komunikasi dan hubungan yang lebih baik lagi dengan mereka.
Cara terbaik yang bisa Anda lakukan untuk memanfaatkan semua informasi pelanggan adalah dengan mengubahnya menjadi suatu nilai berharga bagi mereka. Ketika Anda memahami pelanggan, maka Anda bisa menarik atensi mereka dengan menawarkan berbagai penawaran yang sesuai kebutuhan dan keinginan mereka. Hasilnya, penjualan Anda akan mengalami peningkatan yang pesat.
Mengapa Anda Membutuhkan Database Pelanggan?
Pertanyaannya; “seberapa pentingkah database pelanggan untuk sebuah bisnis?”
Menurut sebuah laporan bisnis, data pelanggan merupakan sumber daya yang paling berharga. Terutama di era digital seperti saat ini. Oleh karena itu, semua informasi yang ada harus dikelola, dimanfaatkan, dan dijaga dengan sebaik mungkin. Jika Anda gagal untuk melindunginya, maka besar kemungkinan Anda akan kehilangan rasa kepercayaan dari pelanggan.
Terlebih ketika jumlah pelanggan dan bisnis terus mengalami peningkatan. Maka sangat penting untuk memiliki database pelanggan. Fungsi utama dari basis data pelanggan ini adalah sebagai sumber informasi bagi tim penjualan saat melakukan interaksi dengan pelanggan dan juga untuk membangun hubungan yang baik. Dari informasi ini, tim penjualan bisa melakukan pendekatan yang dipersonalisasi untuk mengubah prospek menjadi lebih menguntungkan.
Berikut beberapa manfaat memiliki database pelanggan, yaitu:
- Memberikan informasi terbaru kepada pelanggan terkait penawaran, acara, promo, hingga diskon yang sesuai
- Menjangkau pelanggan melalui saluran komunikasi yang sesuai di waktu yang tepat
- Membangun hubungan yang saling percaya
- Mendapatkan banyak pelanggan setia
- Membangun penargetan pelanggan yang lebih terarah
- Membuat email campaign yang dipersonalisasikan
- Memahami tren, kebutuhan, keinginan, dan juga masalah pelanggan
- Meningkatkan angka ROI
- Angka penjualan dan pendapatan meningkat
Informasi Apa Saja yang Harus Ada di Database Pelanggan?
Lalu, informasi apa saja yang seharusnya ada di dalam database pelanggan? Inti dari basis data ini adalah mengetahui semua informasi pribadi pelanggan dalam satu tempat. Informasi tersebut meliputi:
- Informasi Kontak: nama, nomor telepon, alamat email, alamat rumah, metode pembayaran yang sering digunakan;
- Data Transaksi: produk dan/atau jasa yang dibeli, waktu transaksi yang dilakukan, metode pembayaran yang dipilih, invoice yang sudah jatuh tempo, nilai dari penjualan sebelumnya;
- Demografi: jenis kelamin, usia, tanggal ulang tahun, wilayah domisili, minat dan hobi, latar belakang pendapatan;
- Feedback: ulasan yang diberikan terkait produk dan/atau jasa yang dibeli, survei online, keluhan atau masalah yang dialami, pertanyaan seputar produk dan/atau jasa terkait, interaksi terakhir yang dilakukan beserta hasilnya, customer happiness score.
Semua informasi yang didapatkan dapat membantu Anda dalam menentukan apakah bisnis berjalan dengan baik dan efektif atau tidak. Anda juga bisa mengetahui mana pelanggan lama dan mana yang baru; bagaimana pelanggan bergerak di siklus penjualan; serta melihat tindakan atau keputusan apa yang menyebabkan orang-orang mau membeli atau meninggalkannya.
Cara mengumpulkannya pun tidak terlalu sulit. Anda bisa mendapatkan semua informasi di atas dari survei, kontes, riwayat transaksi, situs website, dan acara-acara bisnis terkait. Sehingga nantinya Anda bisa menentukan informasi mana yang penting dan yang tidak, lalu mulai melakukan analisis untuk strategi meningkatkan penjualan ke depannya.
Bagaimana Cara Mengelola dan Memanfaatkan Database Pelanggan?
Sudah bukan menjadi rahasia umum jika akhir-akhir ini sering terjadi penjualan data informasi pelanggan. Hal ini tentu saja menurunkan kredibilitas sebuah perusahaan dan menurunnya rasa kepercayaan pelanggan. Jika tidak dikelola dengan baik, database pelanggan bisa menjadi bumerang untuk bisnis Anda.
Maka dari itu, Anda harus mengetahui bagaimana cara mengelola database pelanggan dengan baik dan efektif. Di antaranya adalah:
Menjaga Keamanan Database Pelanggan
Hal pertama yang harus Anda lakukan setelah mendapatkan semua informasi penting tentang pelanggan adalah menjaga keamanannya. Terlebih ketika mereka dengan senang hati memberikan informasi pribadi yang dibutuhkan untuk kemudahan transaksi. Ketika perusahaan Anda berhasil menjaga keamanan tersebut, maka hal ini akan membantu untuk membangun kepercayaan dan meminimalisir kerugian di masa mendatang.
Pilih Data yang Penting Saja
Tidak semua informasi pelanggan bisa berguna untuk strategi bisnis Anda. Justru jika Anda memiliki banyak data yang tidak penting, hal ini bisa menghambat dalam pengambilan keputusan. Lebih buruk lagi, peretas bisa saja memanfaatkan kelebihan data ini.
Fakta menariknya, dari semua data pelanggan yang Anda kumpulkan, hanya dibutuhkan sekitar 60%-73% untuk analisis. Dengan kata lain, Anda harus berpikir secara strategis untuk memutuskan data apa saja yang penting. Pastikan data tersebut bisa membantu Anda dalam mengambil keputusan, sesuai dengan tujuan perusahaan, dan juga perhatikan perannya pada customer experience.
Berinvestasi Pada Software Database Pelanggan
Cara ketiga, Anda bisa mulai berinvestasi pada software database pelanggan. Cara modern ini diklaim bisa menjaga keamanan, keutuhan, dan juga membantu Anda dalam melakukan analisis yang dibutuhkan. Bahkan beberapa aplikasi bisa memberikan wawasan pelanggan yang tersegmentasi berdasarkan data. Salah satunya adalah Benefit One Indonesia.
Jangan Lupa untuk Melakukan Back Up Data
Kemungkinan terburuk yang bisa terjadi adalah kehilangan database pelanggan. Tentu Anda belum siap dengan hal ini, bukan? Sangat disarankan untuk melakukan backup dan restorasi data secara berkala. Tujuannya adalah untuk meminimalisir kemungkinan buruk itu terjadi. Pastikan juga Anda melakukannya dengan hati-hati agar bisa melindungi pelanggan dan bisnis.
Lakukan Pembersihan Basis Data Pelanggan
Mungkin Anda harus mempertimbangkan untuk melakukan pembersihan basis data pelanggan yang ada. Tujuannya adalah untuk mengurangi data dan informasi yang sudah tidak akurat lagi. Cara yang bisa Anda lakukan adalah dengan melakukan update database pelanggan. Mulai dari alamat email, alamat rumah, nomor telepon, dan lainnya. Terutama jika Anda memiliki jenis data yang sama. Ada baiknya untuk menghapus data tersebut.
Berikan Pelatihan Pada Tim Terkait
Terakhir, Anda bisa memberikan pelatihan pada tim terkait. Tujuannya adalah agar mereka bisa mengetahui bagaimana cara menangani dan menginterpretasikan database pelanggan. Hal ini harus dilakukan jika Anda menggunakan teknologi terkini untuk menyimpan semua data tersebut.
BACA JUGA: 8 Kesalahan Umum Program Loyalitas dan Solusi untuk Mengatasinya
Simpan Database Pelanggan Anda dengan Aman Bersama Benefit One Indonesia
Jika dulu semua data disimpan dengan cara manual, kini Anda bisa menyimpan database pelanggan dengan teknologi canggih dan bantuan internet. Bahkan Anda bisa menyimpannya di cloud, yang memudahkan Anda untuk mengaksesnya kapanpun dan dimanapun.
Oleh karena itu, Anda juga membutuhkan sebuah software yang bisa digunakan untuk menyimpan semua basis data pelanggan. Terutama ketika bisnis Anda semakin maju dan mendapatkan banyak pelanggan. Salah satu mitra bisnis yang bisa Anda percayakan adalah Benefit One Indonesia. Dengan menggunakan gabungan teknologi masa kini, kami bisa memberikan solusi pintar untuk bisnis Anda.Tidak hanya memberikan wawasan menarik dengan analisa data, kami juga akan memberikan laporan interaktif, memonitor hasilnya, hingga turut memberikan ide-ide yang segar untuk mendukung kinerja perusahaan. Tertarik untuk mencobanya? Anda bisa menghubungi kami via WhatsApp atau klik di sini untuk menjadwalkan demo dengan tim marketing kami sekarang!
