Masa orientasi karyawan baru adalah proses mengintegrasikan talenta baru ke dalam perusahaan Anda. Dimana Anda sebagai penyedia kerja, dapat memperkenalkan para SDM baru terkait budaya, cara kerja, visi-misi, nilai-nilai, dan hal lainnya yang berhubungan dengan perusahaan. Proses ini tentunya tidak boleh terlewat begitu saja. Sebab, masa orientasi karyawan baru adalah sebuah proses dimana mereka dapat merasakan bagaimana bekerja di perusahaan Anda dan segala hal yang berhubungan dengan itu. Buat mereka berkesan dengan metode orientasi digital karyawan baru untuk meningkatkan pengalaman unik dan membangun kesan pertama yang baik.
Lalu, apa saja yang perlu Anda persiapkan untuk membuat pengalaman yang berkesan? Mari kita bahas bersama di bawah ini.
BACA JUGA: Tantangan dan 8 Strategi Retensi Karyawan yang Efektif Di Tahun 2025
Apa Itu Orientasi Digital Karyawan Baru?
Sesuai namanya, keseluruhan proses yang terjadi -dari mulai proses rekrutmen sampai onboarding-, semuanya dilakukan secara digital atau online. Di sinilah peran Anda untuk memberikan image branding perusahaan yang baik kepada para calon pekerja baru.
Orientasi digital karyawan baru adalah cara agar proses yang tadinya dilakukan secara manual dapat disederhanakan dengan memanfaatkan bantuan teknologi untuk membuat keseluruhan proses onboarding dapat berjalan secara efisien dan sesuai standar serta kebutuhan perusahaan.
Jika pada umumnya, masa onboarding dilakukan ketika karyawan baru masuk ke perusahaan, orientasi digital ini dimulai sejak proses rekrutmen berlangsung. Sebab pada tahap inilah perusahaan dapat memberikan kesan pertama yang baik kepada para calon pekerja baru.
Dengan menunjukkan kompetensi perusahaan sejak awal sampai tiba masanya mereka datang ke perusahaan, hal ini dapat menanamkan rasa kepercayaan, keyakinan, dan optimisme ketika nanti mereka sudah mulai bekerja. Keseluruhan proses orientasi digital karyawan baru ini harus dilakukan dengan seksama dan benar untuk memberikan pengalaman yang baik. Tujuannya adalah agar mereka dapat bertahan lama di perusahaan. Tentu Anda tidak menginginkan karyawan yang baru masuk itu cepat keluar, bukan?
Kelebihan Orientasi Digital Karyawan Baru Dibandingkan yang Konvensional
Mungkin sebagian dari Anda merasa bahwa pertemuan yang terjadi secara online kurang untuk mengetahui karakter dari para calon pekerja baru. Tapi tahukah Anda jika ada beberapa kelebihan dari orientasi digital ini? Berikut penjelasannya:
Mengurangi Biaya Rekrutmen
Kelebihan orientasi digital karyawan baru yang pertama adalah dapat mengurangi biaya rekrutmen. Hal ini karena seluruh proses dilakukan secara online. Sehingga Anda dapat mengurangi biaya dan meminimalisir pengeluaran yang tidak diperlukan. Nah, jika perusahaan Anda memberikan pelatihan untuk para pekerja baru, proses digital ini juga akan menghemat waktu Anda.
Tidak perlu menyediakan ruang latihan, menyiapkan tempat penginapan, dan hal lain-lainnya yang diperlukan. Dengan proses digital, para karyawan baru dapat dengan mudah mengakses apa yang mereka butuhkan kapanpun mereka mau. Orientasi digital ini juga dapat membantu meningkatkan pengalaman karyawan sejak awal dijalankan serta membantu mempertahankan mereka. Di sisi lain, digital onboarding ini juga akan membantu para karyawan baru dalam menghemat biaya mereka.
Waktu Onboarding yang Lebih Cepat
Pada masa orientasi konvensional atau yang umum digunakan, dibutuhkan manajer atau mentor yang berpengalaman untuk membantu karyawan baru dalam pelatihan. Sayangnya, hal ini tentu perlu menyesuaikan waktu dengan ketersediaan para mentor. Akhirnya, mungkin nanti akan sulit untuk mengatur waktu dan mengakomodasi banyak orang sekaligus.
Berbeda dengan orientasi digital karyawan baru dimana setiap pihak yang terlibat dalam pelatihan dapat melakukannya dengan cepat dan dimanapun. Hanya perlu membuat akses di website atau situs yang sudah disediakan, dan pelatihan karyawan baru pun dapat dimulai dengan lancar dan lebih cepat.
Retensi Karyawan yang Lebih Baik
Seperti yang diketahui bersama bahwa, pergantian karyawan itu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Oleh sebab itu, Anda harus bisa mempertahankan karyawan yang sudah ada. Dengan menjalankan proses orientasi digital karyawan baru dan melakukan keseluruhan proses secara online, hal ini dapat memudahkan karyawan dalam mengikuti pelatihan yang ada. Mereka pun dapat belajar dengan kecepatannya masing-masing, dan mengulangi materi yang dapat diunduh.
Proses yang dilakukan serba online ini dapat memberikan pengalaman baru yang unik, menyenangkan, dan dapat meminimalisir stres. Sehingga orang-orang akan lebih mungkin untuk bertahan dan bekerja di perusahaan Anda dalam waktu yang lebih lama.
Orientasi Digital Karyawan Baru Membuat Proses Administrasi yang Lebih Mudah
Proses onboarding tradisional masih banyak yang menggunakan cara manual. Baik dalam pendataan karyawan, penandatanganan dokumen, dan lainnya. Hal ini membuat alur administrasi menjadi lebih rumit. Belum lagi jika ada aturan-aturan yang harus diikuti oleh para karyawan baru.
Sedangkan jika Anda menjalankan digital onboarding, maka keseluruhan alur administrasi dan lainnya akan terlihat lebih mudah. Para karyawan yang mengikuti pelatihan hanya perlu mengisi nama mereka dalam formulir online, membubuhkan tanda tangan secara digital, hingga mengikuti aturan digital juga. Dengan memanfaatkan teknologi, artinya Anda sudah menyederhanakan keseluruhan proses yang tidak diperlukan.
Menjangkau Seluruh Karyawan
Mungkin salah satu kelebihan orientasi digital karyawan baru adalah dapat menjangkau seluruhnya. Baik itu untuk yang bekerja secara on-site atau remote. Terutama bagi karyawan yang memiliki sistem kerja jarak jauh, keberadaan teknologi ini dapat membantu mereka untuk tetap terhubung dengan pusat kapanpun dan dimanapun.
Dalam proses onboarding, bagi mereka yang tinggal jauh dari lokasi perusahaan, dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Menariknya, mereka justru merasa dilibatkan sejak hari pertama, karena Anda menyediakan fasilitas ini. Ketika mereka dapat membaca dokumen atau email di rumah atau tempat lain, hal ini dapat membuat mereka merasa terhubung dengan perusahaan.
Mudah Mengenalkan Budaya Perusahaan
Satu lagi kelebihan orientasi digital karyawan baru adalah Anda dapat dengan mudah mengenalkan budaya perusahaan. Terlebih jika Anda memiliki program penghargaan karyawan. Dengan digital onboarding, Anda dapat menjelaskan budaya tersebut ke seluruh karyawan dalam satu waktu.
Keseluruhan proses digital ini juga akan membantu mempromosikan inklusivitas yang memungkinkan semua karyawan dapat terhubung satu sama lain, dan lebih terlibat.
BACA JUGA: 10 Tips Membuat Program Insentif Karyawan yang Efektif
Menjalani Orientasi Digital Karyawan Baru Bersama Benefit One Indonesia
Dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi dan internet, Anda dapat memberikan orientasi virtual kepada karyawan serta meningkatkan keterlibatan secara keseluruhan. Bonusnya adalah karyawan baru dapat mengambil bahan pelatihan dan mempelajarinya sendiri, sehingga dapat membantu mereka dalam mengetahui apa peran dan tugasnya, serta membantu mereka mengembangkan karir.
Pendekatan digital ini tidak selamanya buruk. Justru dapat memudahkan Anda dalam mempromosikan budaya dan program penghargaan karyawan. Jika dilakukan dengan benar, cara ini dapat ditanamkan dalam budaya perusahaan serta untuk melirik pengembangan yang berkelanjutan.
Sama halnya dengan masa orientasi, program penghargaan karyawan Anda juga sudah harus digital. Bila Anda mengalami kesulitan, maka Benefit One Indonesia sebagai one stop solution dapat membantu Anda dalam hal ini.
Benefit One Indonesia akan memberikan penawaran hadiah dalam bentuk digital (dan fisik) sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tak hanya itu, kami juga menyediakan platform untuk program penghargaan karyawan yang dapat diselaraskan dengan budaya kerja dan lingkungan di perusahaan.
Kelebihan lainnya dari program yang kami tawarkan adalah Anda dapat memantau perkembangan setiap karyawan. Baik yang bekerja di kantor maupun yang bekerja secara remote. Anda tak perlu khawatir sebab tim Benefit One Indonesia akan memberikan wawasan dan data terkait karyawan serta pelanggan, yang dapat membantu kemajuan perusahaan dalam bentuk laporan inovatif dan solutif. Solutif, bukan? Segera hubungi WhatsApp atau klik di sini untuk menjadwalkan demo dengan tim kami. Jadikan Benefit One Indonesia sebagai one stop solution untuk perusahaan Anda, sekarang!
